• נועה פרבר

איך לשפר את חווית המועמד

Updated: Jun 8, 2019


בשבועות האחרונים, התקיימו בקהילות הגיוס בפייסבוק כמה וכמה דיונים על חווית מועמד – ברמתה הבסיסית ביותר, היחס שמועמדים מקבלים מארגונים בניהול התהליך . אנשים שיתפו מחוויותיהם הטובות והפחות טובות. עלו שני פוסטים חשובים בנושא של אפרת דגן כאן, ושל- connectim כאן .

כל אלו חידדו מבחינתי את הנושא של "סולם הצרכים של המועמד", סולם שבחלקו העליון נמצאים דברים כמו הפתעות ומתנות ממותגות, בחלק התחתון, בבסיס ( בדומה לסולם הצרכים של מאסלו) נמצא הצורך לקבל תשובה- "תנו לי לדעת מה קורה איתי בתהליך".


אנחנו מקדישים שעות בחשיבה על איזה סוג טופס הגשת מועמדות ניצור, באילו צבעים ניצבע את אתר הקריירה ואיך נפרסם מודעות מגניבות בלינקדאין או פייסבוק. אבל פחות מדברים על יצירת שגרות עבודה שיבטיחו שנמלא את החלק הראשון- של להחזיר תשובה ולתת מידע עדכני למועמדים.

התשובה המתבקשת בחלקה היא שבשביל זה יש לנו מערכת גיוס. אבל מבחינתי, מערכת עדיין מופעלת של ידי אנשים, ואם לא הזזנו מועמדים בין שלבים, או שכחנו לסמן להוציא תשובה למי שהחלטנו לדחות המערכת לא תעזור לנו.

אני רוצה לציין שאני יוצאת מנקודת הנחה שמי שעוסק בתחום הגיוס בא לתהליך עם כוונות טובות. גם כשאני קוראת את הסיפור הכי כואב על אילו שכבר עברו עשרה סבבי ראיונות ופגשו את המנכ"ל ועדיין שכחו לעדכן אותם, אני עדיין מאמינה שגם מי שנמצא בצד השני של התהליך – התחיל את התהליך עם כוונה טובה- ייתכן וחלקכם תחשבו שאני נאיבית, אני אטען שאני אופטימית.

הכל מתחיל בעיני בידיים של מי שאחראים על התהליך- מנהלי הגיוס ומנהלי משאבי אנוש. כמו בכל דבר, תהליך טוב בעיני הוא תהליך שיש בו הבנייה, צריכה להיות בו אחריות ברורה, ושגרות עבודה מוגדרות שיאפשרו את ניהול המועמדים באופן טוב (או לפחות סביר). למה מערכת ושגרות זה חשוב? כי היכולת שלנו לזכור היא מוגבלת, גם למי שבא עם כל הכוונות הטובות בעולם, אם אין לו שיטת ניהול מועמדים או כלי שמאפשר מעקב- דברים יפלו בין הכיסאות.

אני אתחיל בסיפור על לקח אישי שלי- שהוכיח לי שגם שאנחנו חושבים שאנחנו עושים דברים הכי טוב בעולם, עדיין יש מקום לשיפור (ומי שעובד איתי יודע שמבחינתי הצוות שלי הוא לא פחות ממהמם מבחינת מחויבות והשקעה). לפני שלושה שבועות בערך ביקרתי באחד האתרים שלנו, זה אתר שאחד המאפיינים שלו הוא שיש בו הרבה הפניות של "חבר מביא חבר". כחלק מהביקור באתר עשיתי סבב פגישות עם מנהלים מקומיים, סגרנו פרויקט ורציתי לשמוע מהם מה הם חושבים על התהליך שהיה.

אחד הפידבקים שעלו מאוד חזק בפגישות איתם היא חוסר שביעות הרצון מהפרויקט של "חבר מביא חבר". אני חייבת להגיד שבמבט ראשון לא הבנתי מה הם רוצים ממני. הנושא הזה עלה עוד לפני שהגעתי לביקור באתר, קיבלתי פידבק שהמנהלים באתר חושבים שהתהליך של ה"חבר מביא חבר" לא מוצלח. בהיותי אדם של פיבוטים, ישר שלפתי דו"ח, יצרתי פאי והראיתי להם שחור על גבי אקסל שהינה יש לנו אחוז מעולה של גיוסים מחבר מביא חבר. מבחינתי הצלחה, אז מה הם בכלל רוצים?

בשיחות באתר עם המנהלים המגייסים התחלתי להבין שהנתונים הם לא הבעיה, התלונה העיקרית הייתה שהחברים שלהם לא קיבלנו מאתנו את היחס שהם היו רוצים, בעיקר סביב מתן תשובות לגביי המשך תהליך. הספיק סיפור אחד של חבר שהתלונן , בשביל לצבוע את כל המאמץ שלנו באופן שלילי. הבנתי שהנתונים שלנו אולי טובים, אבל בסוף מה שזוכרים באתר זה את החבר שסיפר להם על החוויה הלא טובה שהייתה לו. וכן, עם כל זה שאני חושבת שהצוות שלי מדהים- כניראה יש לנו עוד עבודה לעשות.

אז התיישבנו לעבוד- שלוש פגישות צוות של "דריל דאון" למה אפשר לעשות אחרת. המטרה שלי הייתה שנצא עם נקודות ברורות של שיפור תהליך העבודה שלנו – ברמה הכי פרקטית שיש- כי לבוא ולהגיד לצוות תשימו לב, תהיו מודעות, תהיו רגישות, זה נכון ויפה אבל לא מספיק בעיני.

אז הנה כמה רעיונות למה אפשר לעשות – חלקם כבר לקחנו ליישום ואני שמחה לחלוק אותם כאן (וזה לא קשור באיזה מדינה אתם מגייסים)-

  1. עומס עבודה- הנקודה הזו מתייחסת למי שמנהל את הגיוס, אם למגייסים יש 40, 50, 60 משרות כל אחד - תעצרו כאן, אין בכלל על מה לדבר על תהליך נכון או על חווית מועמד. מגייס שיש לו מספר משרות מעל ה- 30 או אפילו 25, עסוק בעיקר בהישרדות. אני חיה את מרבית חיי המקצועיים בארגונים גדולים ויודעת מה זה להשיג עוד תקן, אם אתם לא מצליחים לשכנע שזה נחוץ, ליבי איתכם, אבל גם הציפיות של ההנהלה ממכם לגביי החוויה שאתם מסוגלים לתת צריכה להיות בהתאם.

  2. "בורות" בתהליך- אחד מהדברים שגיליתי עם הצוות במקרה שתיארתי בהתחלה הוא שעובדים שולחים את החברים שלהם לא למשרה מסוימת אלא למאגר המועמדים הכללי שלנו, במקרים האלו יש לנו בעיה לעקוב אחריהם ולתת להם מענה. הפתרון כנראה הוא לבחון שוב האם לאפשר את התהליך הזה, או אם מאפשרים אותו איך לספק התראה או מענה אחר למי שמגיש מועמדות למאגר. זה סוג של "בור" מבחינתי בתהליך שגורם לי לפספס את המעקב. תבדקו אם גם אצלכם יש בור כזה, אולי בפינג פונג עם המנהל המגייס יש אובדן של מידע או שאתם עובדים מול חברות השמה וכל אחד סומך על השני ?

  3. שגרות עבודה- לתת תשובות למועמדים מצריך זמן, אחד מהדברים שאני עושה בהדרכות עם מגייסים היא לדבר על ניהול זמן, כמו בכל ניהול של פרויקט אחר גם כאן צריך לראות איך מחלקים את הזמן נכון. אם כל היום אתם מראיינים או כל היום בפגישות עם מנהלים, אין סיכוי שתגיעו לתחזק את המערכת ולעשות מעקב. גם המגייס הכי טוב צריך תזכורת- במקרה שלי החלטתי לסגור לכל הצוות שעתיים ביומן כל יום שישי למה שאני קוראת "ניקוי"- המטרה בשעתיים האלו לעבור על המערכת ולהחזיר תשובות למי שצריך.

  4. התראות- גם למגייסת הכי טובה בעולם צריך להגיד לפעמים שימי לב..., תבדקו אם אתם יכולים ליצור במערכת שלכם דו"ח שעוקב אחרי מועמדים שנמצאים ב"חריגה" ( מעל איקס ימים בשלב מסויים ). דו"ח כזה יכול להתריע בפני מגייסות שיש כאן מועמד שאנחנו מתעכבים איתו. בהתחלה חשבתי שדו"ח כזה יכול להראות כמשהו מנג'ס, אבל העליתי אותו בישיבה עם חברים בצוות הגיוס הגלובלי והתגובה הייתה טובה- הם בהחלט חשבו שדו"ח כזה יכול לעזור להם. דרך אגב, אם אתם מכירים כלי שיכול להתלבש על מערכת גיוס ולייצר התראות כאלו- אני אשמח לשמוע עליו! ואם לא- אני מוכנה לשבת עם הסטארט אפ שיפתח כלי כזה כדי לענות על הנקודה הכואבת הזו- ואם תגיעו ללונדון הקפה עליי.

  5. תיאום ציפיות- לפעמים אנחנו חושבים שעבר רק שבוע, ועבור מועמד זה כבר שבעה ימים. בדרך כלל בשלב הריאיון אני מציינת בפני המועמד כמה זמן לוקח לנו לחזור עם תשובה, במידה ואני מראיינת מספר מועמדים וייקח לי עוד 10 ימים לפידבק לגביי השלב השני וכדומה. אם יש לכם בתהליך זמנים יחסית ברורים לכל שלב- שווה לציין אותם בפני המועמדים.

  6. אוטומציה- אני מאמינה גדולה שכל מה שאפשר לייעל ולהפוך לאוטומטי, בוא נייעל אותו, אם אתם יכולים ליצור טמפלטים במערכת שיתמכו בכל שלב, ויעדכנו מועמדים לגביי השלב בו הם נמצאים בתהליך, כבר יצרתם חוויה טובה הרבה יותר.

  7. חלוקת אחריות- גם למנהלים המגייסים יש אחריות לתהליך, הרבה פעמים מועמדים נתקעים אצל מנהלים בשלבים שונים ( ראיון , בחינת קורות חיים וכו') , אחת מהמחשבות שיש לי היא לייצר התראה למנהלים כאלו בבחינת – "אזהרה, חווית מועמד בסכנה" , אני לא בטוחה איך זה יתקבל אבל אני הולכת לנסות. בהרבה ארגונים, אם אתה מפספס אישור של חשבונית או שוכח לשלוח דו"ח שעות, תתקבל התראה מהמערכת, גם בגיוס בעיני זה צריך להיות דומה.

אם יש שגרות נוספות או פתרונות אחרים שאתם מכניסים לתהליך כדי לייעל אותו ולחזור למועמדים- אני אשמח לשמוע עליהם ולהכניס אותם בפוסט הבא!


#חוויתמועמד #גיוס #תהליכיגיוס #מועמדים #עבודה

CONTACT ME

  • LinkedIn - Black Circle
  • Twitter - Black Circle

copyrights @Noaferber 2018-2019, ALL RIGHTS RESERVED