• נועה פרבר

GDPR- recruitment practical steps



בעקבות מפגש קהילת גיוס גלובלי בנושא, אני מביאה כאן בעברית את הנקודות הפרקטיות שדיברתי עליהן במפגש בנוגע לגיוס: ( מילת אזהרה- ההצעות האלו לא מחליפות ייעוץ משפטי, וכל חברה צריכה לקבל יעוץ משפטי עצמאי בהתאם לתהליכים הייחודיים שלה, ייתכן שבתהליך שתעשו תקבלו המלצות שונות בהתאם לפרשנות משפטית אחרת)

  1. Worse case scenario- כדי להבין איפה נקודות התורפה שלכם, הסמינר האחרון שהשתתפתי בו המליצו לנו לחשוב מה המקרה שיביא לבדיקה בתחום הגיוס, המקרה השכיח ביותר כנראה יהיה של מועמד כועס. מישהו שעשה אתכם תהליך, לא הצליח, ועכשיו מודאג לגביי תוצאות של מבחנים או ראיונות ששמורים אצלכם בחברה לגביו. הוא רוצה לראות את המידע הזה כדאי להבין מה נאמר עליו, או שהוא רוצה שהמידע הזה ימחק. אני בטוחה שכולנו נתקלנו במצבים דומים בעבר, עכשיו קחו את הסיטואציה הזו, ותראו מה הנקודות בתהליך שתצטרכו לתת עליהן מענה ( איזה מידע אתם שומרים, מי מעורב בתהליך, ספקים וכו').

  2. מערכת הגיוס שלכם- אני רוצה להניח שרוב החברות העוסקות בתחום מודעות לתקינה החדשה ואם המערכת שלכם היא מבוססת "ענן" כבר הוכנסו בה שינויים מתאימים לתמיכה בתקנות. למה בכל זאת כדאי לשים לב- האם קיימת הנחייה/ התרעה למועמד בטופס הגשת המועמדות, או בשלב הראשון בו המועמד מכניס את פרטיו, שהוא נותן את הסמכתו לשמירה המידע/ אתם מיידעים אותו לגבי שמירת המידע– הנוסח/ יידוע צריך להיות מותאם לתקנות החדשות. הזכות למחיקה- תוודאו המערכת שלכם תומכת ביכולת של המועמד בצעד יחסית פשוט למחוק את עצמו ממאגר הנתונים. אם אין תמיכה כזו, תצטרכו לחשוב על דרך ידנית- כמו תיבת אימייל לריכוז הפניות שמישהו בצוות אחראי עליה. התרעה אוטומטית אחרי X חודשים- בהתאם למה שהחלטתם לגביי זמן השמירה של מועמדים במערכת, האם ניתן להוציא התרעה עם רשימת מועמדים ברגע שהזמן חלף, לבקש מהם אישור נוסף לשמירה או למחוק אותם.

  3. מבחנים- אני צופה שעם המודעות של המועמדים לתקנות החדשות, יהיו בקשות תכופות יותר לחשיפה של תוצאות מבחנים. תוודאו שהדו"ח שיוצא מהמערכת מבחנים שלכם הוא כזה שאתם שמחים לחשוף בפני המועמד ולא קיים בו מידע רגיש/ בעייתי.

  4. סיכומי ראיונות- הנושא הזה הוא טריקי ביותר, המידע שנישמר במערכת הגיוס על מועמדים הוא זה שהיה חשוף במידה והמועמדים יבקשו לראות את המידע עליהם. כדאי לוודא שיש טופס מתאים במערכת, ובנוסף להגיע להבנה איזה מידע נירשם במערכת- סיכום ראיון מלא? נקודות לציון לפי הנחיות שתתנו למנהלים ? וכו'.

  5. חברות השמה- חברות שאתם עובדים איתן באירופה סביר להניח שמודעות לנושא, אבל באחריותכם לוודא איתן שהם מעבירות לכם מועמדים שנתנו הסכמה מוקדמת להעברת המידע.

  6. חברות שמבצעות בדיקות רקע- כמו בסעיף הקודם, המידע שיש להם או אפילו עוד יותר רגיש, כי לעיתים כולל גם נושאים כמו עבר פלילי, מצב בריאותי וכו'. ולכן חשבו גם ליישר קן מולם ולהבין אילו צעדים הם נקטו כדי להתכונן לתקינה החדשה.

  7. ניירת- "סדר פסח"... כל הקלסרים ששמרתם, קבצי קורות חיים על הדסקטופ, קורות חיים בתיקיות במייל- תתחילו למיין. אתם לא באמת צריכים את הקורות חיים של מישהו מלפני שנתיים ושלוש וכנראה שהם גם לא רלוונטיים.

  8. סורסינג- נושא רגיש ומורכב, ההמלצה הכי טובה שאני קיבלתי- להשתמש בקישורים ולמעט בלהוריד קבצים למחשב, אם הורדתם למחוק אחרי שהגעתם לרשימה הסופית של המועמדים. מועמדים שאתם רוצים להמשיך ולהתקדם איתם לפנות ולבקש הסכמה.

  9. ממליצים- במידה ואתם מתעדים סיכומי ממליצים במערכת הגיוס שלכם/ שומרים קבצים. מועמדים יכולים לבקש לראות גם את הנתונים האלו. לדוגמה, מועמד שחושב שממליץ מסויים פוגע בסיכוייו ורוצה להבין מה נאמר עליו. ( במאמר מוסגר- מניסיוני באירופה ממליצים נזהרים מאוד במתן המלצות ולרוב לא ינדבו מידע שלילי, לכן ישנן ארצות בהם לבדיקת ממליצים אין בעיני הרבה ערך כי 90% מהפעמים תקבלו רק מידע חיובי).

  10. אני מניחה שברוב החברות שעובדות באירופה הצוות המשפטי מודע לנושא התקינה החדשה, אבל אולי ההתייחסות הופנתה ללקוחות ולא לנושא מידע על מועמדים ועובדים. במידה והם לא פנו אליכם, כדי לפנות ולעדכן אותם שכחלק מתהליך הגיוס אתם שומרים מידע על עובדים ומועמדים שיכול להחשב כרגיש.


#GDPR

104 views

CONTACT ME

  • LinkedIn - Black Circle
  • Twitter - Black Circle

copyrights @Noaferber 2018-2019, ALL RIGHTS RESERVED